Registre du personnel et affichages obligatoires en PME : le guide

Dois-je tenir un registre unique du personnel ?

Oui, dès votre premier salarié. Le registre unique du personnel est tenu dans chaque établissement où vous employez des salariés (article L1221-13).

Trois règles de base :

• Chaque salarié est inscrit au moment de l'embauche, dans l'ordre des embauches.
• Les mentions sont portées de façon indélébile : on ne gomme pas, on n'efface pas.
• Les événements postérieurs à l'embauche (date de sortie, par exemple) sont ajoutés quand ils surviennent (article D1221-25).

Le registre est tenu à la disposition de l'inspection du travail et des membres du CSE. Les stagiaires et les volontaires en service civique y figurent aussi, dans une partie spécifique.

Que faut-il écrire dans le registre ?

Pour chaque salarié, les mentions obligatoires sont :

• nom et prénoms ;
• nationalité ;
• date de naissance ;
• sexe ;
• emploi et qualification ;
• dates d'entrée et de sortie de l'établissement ;
• date de l'autorisation d'embauche ou de licenciement, quand elle est requise ;
• pour un travailleur étranger qui en a besoin : type et numéro d'ordre du titre valant autorisation de travail ;
• selon le cas, la mention « contrat à durée déterminée », « salarié à temps partiel », « apprenti » ou « contrat de professionnalisation » ;
• pour un intérimaire : « salarié temporaire », avec le nom et l'adresse de l'agence ;
• pour un salarié prêté par un groupement d'employeurs : la mention correspondante, avec sa dénomination et son adresse.

Pour un stagiaire : nom et prénoms, dates de début et de fin du stage, nom et prénoms du tuteur et lieu de présence. Pour un volontaire en service civique : nom et prénoms.

Papier ou numérique : que dit la loi ?

Aucune forme n'est imposée. Un cahier relié fonctionne, un fichier numérique aussi.

Le registre peut être tenu sur support numérique après consultation du CSE. Dans ce cas, le support doit respecter les exigences des articles D8113-2 et D8113-3 du Code du travail et vous adressez l'avis du CSE à l'inspection du travail (article D1221-27).

Gardez en tête que la loi exige des mentions portées de façon indélébile : si vous passez au numérique, évitez un fichier que n'importe qui peut réécrire sans trace.

Combien de temps garder le registre ?

Les mentions sont conservées 5 ans à compter du départ du salarié ou du stagiaire (article R1221-26).

Concrètement : un salarié parti en mars 2026 doit rester lisible dans votre registre jusqu'en mars 2031. On ne supprime pas sa ligne, on complète sa date de sortie.

Quels autres registres selon ma situation ?

Le registre du personnel n'est pas seul. D'autres registres dépendent de votre effectif ou de votre organisation.

Sous 250 salariés, un traitement non occasionnel suffit à rendre ce registre obligatoire : vérifiez si vos traitements RH sont concernés. Nous détaillons ce point dans notre guide RGPD et données des salariés.

Que dois-je afficher dans mes locaux ?

Les informations obligatoires se placent sur le lieu de travail, dans un endroit facilement accessible (une salle de pause, par exemple). Certaines doivent être affichées, d'autres peuvent être communiquées par tout moyen, comme l'intranet.

À afficher, quel que soit l'effectif

• Adresse, nom et téléphone de l'inspecteur du travail compétent
• Numéro du service d'accueil sur les discriminations : 09 69 39 00 00
• Adresse et téléphone du médecin du travail
• Coordonnées des services de secours d'urgence
• Consignes incendie (norme NF EN ISO 7010), noms des responsables du matériel de secours et des personnes chargées de l'évacuation, premiers soins en cas d'accident électrique
• Horaires collectifs de travail et durée du repos
• Répartition du temps de travail en cas d'aménagement sur l'année, composition des équipes en cas de travail posté
• Interdiction de fumer et de vapoter
• Conditions d'accès au DUERP
• Panneaux syndicaux, selon l'accord passé avec l'employeur

À communiquer par tout moyen

• Intitulé de la convention collective et des accords applicables, lieu et conditions de consultation
• Articles L3221-1 à L3221-7 sur l'égalité salariale entre femmes et hommes
• Jours de repos hebdomadaire collectifs, s'ils ne tombent pas le dimanche
• Période de prise des congés (2 mois avant le début de la période) et ordre des départs (1 mois avant les départs)
• Textes du Code pénal sur le harcèlement moral, le harcèlement sexuel et les discriminations, avec les coordonnées utiles (médecin du travail, inspection, Défenseur des droits)

Sur les congés, notre guide congés payés côté employeur détaille le calendrier.

Qu'est-ce qui change à 11 puis à 50 salariés ?

Pour le DUERP, l'effectif compte aussi : à partir de 11 salariés, sa mise à jour devient au moins annuelle.

Le DUERP en bref

Le document unique d'évaluation des risques professionnels est obligatoire dès le 1er salarié. Il recense les dangers, évalue les risques et liste les actions de prévention.

• Support libre : papier ou numérique, sans modèle imposé.
• Mise à jour : à chaque changement des conditions de travail ou nouvelle information sur un risque, et au moins une fois par an à partir de 11 salariés.
• Conservation : 40 ans, dans ses versions successives.
• Accès : notamment salariés, anciens salariés, CSE, service de prévention et de santé au travail, inspection du travail. Les conditions d'accès sont affichées.

Le télétravail entre aussi dans l'évaluation des risques. Voir notre article sur le télétravail en PME.

Combien je risque en cas de manquement ?

• Registre unique du personnel absent, pas à jour ou incomplet : jusqu'à 750 € par salarié concerné (contravention de 4e classe, article R1227-7), et jusqu'à 3 750 € par salarié pour une société : pour les personnes morales, le maximum des amendes est multiplié par 5 (article 131-41 du Code pénal).
• Repos hebdomadaire ou travail en équipe sans registre : jusqu'à 1 500 € par salarié concerné.
• DUERP : voir l'encadré ci-dessus.

Avec 10 salariés et un registre inexistant, l'exposition théorique atteint déjà 7 500 € (10 × 750 €), et jusqu'à 37 500 € si l'employeur est une société. La convention collective de votre branche peut aussi prévoir des affichages ou informations supplémentaires : vérifiez-la.

Ce que Tiimizy fait pour vous

Tiimizy ne tient pas le registre unique du personnel : il reste à votre charge, sur le support de votre choix. En revanche, Tiimizy vous aide à garder des informations RH propres et à jour :

• Fiches collaborateurs centralisées : poste, date d'embauche, motif de sortie, pour retrouver vite les données à reporter dans vos registres
• Documents salariés rangés au même endroit, accessibles aux bonnes personnes
• Coffre-fort de bulletins de paie : dépôt et distribution aux salariés
• Export RGPD des données d'un salarié, utile pour répondre à une demande d'accès

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