Congés payés employeur : calcul, indemnité et obligations 2026
Guide complet pour l'employeur : acquisition, période de référence, indemnité (dixième vs maintien), report, obligations d'information. Sources service-public.fr et Code du travail.
Gérer les congés payés : un enjeu juridique et opérationnel
Pour l'employeur, la gestion des congés payés ne se limite pas à comptabiliser 2,5 jours par mois. Elle implique une obligation de résultat sur plusieurs plans : bon calcul de l'acquisition, juste indemnisation, respect des délais de prise et d'information, et tenue de l'affichage obligatoire. Les erreurs se paient cher devant le conseil de prud'hommes, avec une prescription de trois ans sur les salaires et leurs accessoires.
Ce guide synthétise les obligations 2026 en s'appuyant exclusivement sur les sources officielles : Code du travail, service-public.fr, urssaf.fr.
La période de référence
Période légale par défaut
La période d'acquisition légale des congés payés court du 1er juin de l'année N-1 au 31 mai de l'année N (article R. 3141-4 du Code du travail). C'est pendant cette période que le salarié accumule ses droits, qu'il pourra ensuite prendre l'année suivante.
Modulation conventionnelle
Un accord collectif — d'entreprise ou de branche — peut fixer une période différente, par exemple calée sur l'année civile (1er janvier au 31 décembre). Dans ce cas, la période conventionnelle s'applique à tous les salariés concernés par l'accord.
Obligation d'information
Quelle que soit la période retenue, elle doit être portée à la connaissance des salariés par tout moyen (règlement intérieur, note de service, affichage, bulletin de paie). En l'absence d'information claire, la période légale (1er juin – 31 mai) s'applique.
Acquisition des congés payés
Règle générale
Chaque mois de travail effectif ouvre droit à 2,5 jours ouvrables de congés payés, plafonnés à 30 jours ouvrables par an (5 semaines × 6 jours), soit 25 jours ouvrés.
Périodes assimilées à du travail effectif
Certaines absences comptent comme du travail effectif pour l'acquisition des congés payés (article L. 3141-5 du Code du travail) :
- Congés payés eux-mêmes
- Repos compensateurs (heures supplémentaires)
- Congés maternité, paternité, adoption
- Accidents du travail et maladies professionnelles (dans la limite d'un an ininterrompu)
- Formation professionnelle dans le cadre du plan de développement des compétences
- Arrêts maladie non professionnels : depuis la loi du 22 avril 2024, ces arrêts ouvrent également des droits, à hauteur de 2 jours ouvrables par mois, dans la limite de 24 jours ouvrables par an
Synthèse des taux d'acquisition
| Situation | Acquisition mensuelle | Plafond annuel | |-----------|----------------------|----------------| | Travail effectif | 2,5 jours ouvrables | 30 jours | | Accident du travail / maladie professionnelle | 2,5 jours ouvrables | 30 jours | | Maladie ou accident non professionnel (depuis 04/2024) | 2 jours ouvrables | 24 jours | | Congés maternité / paternité / adoption | 2,5 jours ouvrables | 30 jours |
Notre simulateur gratuit prend en compte toutes ces règles.
Calculer le solde d'un salariéJours ouvrables ou jours ouvrés : comment choisir ?
Deux méthodes de décompte coexistent légalement. L'employeur est libre de choisir, sous réserve de garantir au salarié des droits au moins équivalents à la méthode légale (article L. 3141-3).
| Méthode | Base hebdomadaire | Plafond annuel | Avantages pour l'employeur | |---------|-------------------|----------------|----------------------------| | Ouvrables (légale) | 6 jours (lundi-samedi) | 30 jours | Méthode de référence, pas d'ambiguïté juridique | | Ouvrés (pratique RH) | 5 jours (lundi-vendredi) | 25 jours | Plus lisible pour les salariés, s'aligne sur le planning de travail |
La conversion est mécanique
30 jours ouvrables = 25 jours ouvrés. 2,5 jours ouvrables/mois = 2,08 jours ouvrés/mois. La durée réelle de repos est identique. Seule la manière de compter change.
L'indemnité de congés payés : une obligation de comparaison
Pendant ses congés, le salarié perçoit une indemnité de congés payés qui remplace son salaire habituel. Le Code du travail impose de calculer cette indemnité selon deux méthodes et de retenir la plus favorable au salarié (article L. 3141-24).
Méthode 1 — Règle du dixième (10 %)
L'indemnité de congés payés est égale à 1/10e de la rémunération brute totale perçue par le salarié pendant la période de référence.
Exemple : un salarié a perçu 24 000 € brut sur la période de référence (hors primes exceptionnelles non incluses). Son indemnité totale de congés payés sera de 2 400 € pour l'ensemble de ses jours de congés acquis.
Méthode 2 — Maintien de salaire
L'indemnité correspond à la rémunération que le salarié aurait perçue s'il avait travaillé pendant sa période de congés. On applique son salaire habituel aux jours de congé pris.
La comparaison obligatoire
À chaque prise de congés, l'employeur doit calculer les deux méthodes et appliquer le résultat le plus avantageux pour le salarié (article L. 3141-24 du Code du travail). Cette comparaison s'effectue généralement à chaque bulletin de paie comportant des congés pris.
Erreur fréquente : ne comparer qu'une fois par an
Certaines PME appliquent systématiquement le maintien de salaire sans comparer. C'est une erreur qui peut coûter cher en cas de contentieux : la règle du dixième est parfois plus favorable, notamment pour les salariés ayant perçu des primes significatives ou des commissions variables.
Éléments inclus dans l'assiette du dixième
L'assiette de calcul du 10 % comprend notamment :
- Le salaire de base
- Les heures supplémentaires et majorations
- Les primes liées au travail (primes de rendement, d'ancienneté, d'assiduité)
- Les indemnités de congés payés de la période précédente
- Les avantages en nature
Elle exclut :
- Les primes exceptionnelles (sauf si versées régulièrement)
- Les remboursements de frais
- La prime de partage de la valeur (PPV) sous conditions
Report des congés non pris
Principe général
Sauf accord collectif plus favorable, les congés non pris à la fin de la période de prise (souvent le 31 mai N+1) sont perdus. L'employeur a l'obligation de mettre le salarié en mesure de prendre ses congés — c'est-à-dire d'organiser et de planifier les départs.
Cas de report obligatoire
Certaines situations déclenchent un report automatique de 15 mois (article L. 3141-19-1 du Code du travail) :
- Arrêt maladie ou accident empêchant la prise des congés pendant la période
- Congé maternité, paternité, adoption ou parental d'éducation
Le délai de 15 mois commence à courir à compter de l'information transmise par l'employeur au salarié à son retour (voir section suivante).
L'obligation d'information du salarié
Depuis la loi du 22 avril 2024, l'employeur doit informer chaque salarié de ses droits à congés payés au terme de tout arrêt de travail (article L. 3141-19-3 du Code du travail) :
- Dans le mois suivant la reprise du salarié
- Par tout moyen conférant date certaine, notamment le bulletin de paie
- En précisant :
- Le nombre de jours de congés dont le salarié dispose
- La date jusqu'à laquelle ces jours peuvent être pris
Cette information est indispensable : elle déclenche le délai de report de 15 mois. À défaut, le salarié conserve ses droits indéfiniment jusqu'à réception de l'information.
Un oubli d'information = des congés non forclos
Si l'employeur n'informe pas le salarié de son solde après un arrêt, le délai de report ne démarre pas. Le salarié peut donc cumuler des droits sur plusieurs années — un risque financier et juridique pour l'entreprise.
Affichage obligatoire et bulletin de paie
L'employeur doit afficher dans les locaux de l'entreprise (article D. 3141-6 et L. 3141-13) :
- La période de prise des congés payés
- L'ordre des départs au moins un mois avant leur début
Sur le bulletin de paie, doivent apparaître :
- Le solde de congés acquis sur la période
- Le solde pris sur la période
- Le solde restant
Les erreurs à éviter
- Ne pas comparer les deux méthodes d'indemnité (dixième vs maintien) → risque de rappel de salaire sur 3 ans
- Oublier l'information individuelle après un arrêt maladie → risque de cumul indéfini de droits
- Refuser systématiquement un départ sans motif légitime → risque prudhommal pour refus abusif
- Fixer les dates de départ sans consultation du CSE (dans les entreprises concernées) → nullité possible
- Ne pas tenir compte de l'arrêt maladie pour l'acquisition → sanction désormais systématique depuis la loi 2024
Check-list employeur : les 5 points à vérifier
- [ ] La période de référence est clairement communiquée (bulletin de paie, règlement intérieur)
- [ ] L'acquisition intègre les arrêts maladie non professionnels (loi avril 2024)
- [ ] L'indemnité de congés payés compare bien les deux méthodes à chaque paie
- [ ] L'information individuelle post-arrêt est transmise dans le mois (date certaine)
- [ ] Les départs sont affichés un mois avant et l'ordre des départs est respecté
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Questions fréquentes
L'employeur doit comparer les deux méthodes — la règle du dixième (10 % de la rémunération brute de la période de référence) et le maintien de salaire — puis retenir le montant le plus favorable au salarié. Cette comparaison est une obligation légale (article L. 3141-24 du Code du travail).
Par défaut, la période de référence légale court du 1er juin de l'année N-1 au 31 mai de l'année N (article R. 3141-4 du Code du travail). Un accord collectif peut fixer une période différente, par exemple calée sur l'année civile. Dans tous les cas, elle doit être portée à la connaissance des salariés.
L'employeur fixe les dates de départ en tenant compte des besoins de l'entreprise, de la situation familiale et de l'ancienneté. Il peut refuser une demande précise pour raisons de service, mais ne peut pas empêcher le salarié de prendre ses congés sur la période. En cas de refus abusif, le salarié peut saisir le conseil de prud'hommes.
Sauf accord collectif, les congés non pris sont en principe perdus à la fin de la période de prise (souvent le 31 mai N+1). Exceptions : salarié en arrêt maladie, congé maternité/paternité ou événements similaires, auquel cas un report automatique de 15 mois s'applique (article L. 3141-19-1).
L'employeur doit informer chaque salarié des dates de congés au moins un mois avant le départ (article D. 3141-6). L'ordre des départs et la période de prise sont affichés dans les locaux de l'entreprise. Le solde de congés est mentionné sur le bulletin de paie.